现代文书写作不同于文学创作，具有其自身的四个本质特征：写作主体（即作者）、写作客体（写作对象，即所反映的客观事物）、写作本体（或称载体，即形成的文体）、写作受体（受文者，即读者）。这四者相互依存、制约与融合，构成一个完整的、有机的写作体系，从而实现写作目的与应用价值。一、写作的主体在现代文书的写作活动中，主体就是作者。现代文书的作者，可以是社会组织及其组织领导人，也可以是自然人。由于现代文书写作湖北省海外旅行的目的、性质、类别和使用范围不同，其作者的意义也固然有所不同。（一）法定公文的作者，必须具有法定的资格和地位，而这种法定的资格和地位赋予了作者在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。在我国，依据法律、章程、条例等法定程序建立和存在，并能独立行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的各级党政机关、社会团体、企事业单位或代表机关（单位）的领导人都是公文的法定作者。如，国务院文件、省政府文件是以机关的名义制发的；县委组织部文件是以机关某一个部门的名义制发的；工、青、妇组织的文件是以社会团体的名义制发的；工厂、公司、学校、科研单位的文件是以企事业单位的名义制发的。这些能独立行使职权制发文件的机关、部门、团体或单位，统称为发文机关。用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是以他所在机关（单位）领导人的身份发布的，代表着所在机关（单位）的意图，故也称为公文的法定作者，这是领导人行使自己法定职权的一种表现。必须说明的是，以领导者个人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关（单位）的名称与职务。如中华人民共和国主席×××，某市中级人民法院院长×××，某大学校长×××等。一旦这些人不再担任这一职位，也就失去了这一法定作者的地位。（二）事务文书的作者，
事务文书既然是以实用、办事为写作目的的，那么，它的作者没有限定，可以是党政机关、社会团体、企事业单位，也可以是自然人。
二、写作的客体在现代文书的写作活动中，客体就是写作的对象，即所反映的客观事物。总体来说，不论是法定公文写作，还是事务文书写作，都要求其内容必须具体、符合实际，同时还要具有一定的时效性。（一）内容的真实性我们已经知道，现代文书是为解决实际问题、处理实际事务而撰写的。它的真实性主要体现在现代文书的内容上，所涉及的人和事必须实事求是，分析研究要注重客观性，包括情节、数据等，在本质上来不得半点虚构和杜撰，不可以像文学创作那样进行充分的艺术加工，更不能弄虚作假。比如写会议纪要，不能无中生有、夸大其词、张冠李戴；写调查报告，不能闭门造车，凭想当然来写；写广告词不能虚实相间，以假乱真；写新闻，更要真实地反映时间、地点、人物和事件。现代文书写作，注重的是“文实相符”，即文中情况要符合实际，真实可靠，材料要具体扎实、准确无误，判断要讲求实际效果，要求要具体明确，措施、办法要切实可行。
（二）涉事的时效性
现代文书的时效性，是指现代文书反映的客观事物，只能在一定的时间内发挥社会功效。一般说来，现代文书（包括法定公文和事务文书）所涉及的问题多是一些亟待解决的具体问题，只有及时写作、及时传递，才能达到及时办理的要求，才能发挥应有的作用。否则，现代文书的价值就有可能大打折扣；延误了时机，将会给此项工作带来损失。
三、写作的本体在现代文书的写作活动中，本体或称载体，就是形成书面材料的文体。（一）文体的实用性文体的实用性是文书产生和发展的基本要求，是现代文书的本质特征和价值所在。现代文书的写作目的不是为了审美，而是为了实用，为了解决与社会工作和现实生活息息相关的具体事务和实际问题。如写一个请示，是为了向上级请求批准办理某一事项；写一份财务分析报告，目的是向上级报告本单位财务的收支状况；写一篇民事诉状，是为了解决已经发生的民事纠纷；写一则广告，是为了向公众宣传某种商品或服务；写一张便条，如借条、请假条，就是一个凭证；写一封书信便是交流感情，传递信息。从这个意义上说，现代文书具有直接的、广泛的实用性。现代文书讲求现实效用的特点，正是它区别于小说、诗歌、散文等文学体裁的关键。
（二）体式的程式性
程式性即规范性，是现代文书的实用性特点在现代文书形式上的具体体现。现代文书在长期的实际使用中，大多形成了惯用的文本体式，主要表现在文种和写作格式上，法定公文有规范的体裁格式和规定处理程序，这是法规认定的；各级党政机关、社会团体、企事业单位都必须按照规定的体式（包括文体、书面格式和版面形式）制发公文，不能随心所欲，另搞一套。事务文书在写作体式上较法定公文灵活多样，不具有法定性，无统一固定的格式，一般都是约定俗成的，各具一格；但不能单独作为公文发文，需要时只能作为公文的附件行文。
无论是法规认定的，还是约定俗成的，这些写作体式都具有相对的稳定性。这种比较规范的文本体式，既是写作、阅读与提高办事效率的需要，也是文书分类、归档和查询的需要。
程式性是提高现代文书写作质量、行文效率、增强约束力的重要保证。所以，撰写现代文书，既不能漫不经心、随心所欲，更不能标新立异、独出心裁，胡编乱造，否则，就无法有效发挥现代文书的文体功能，达不到行文的真实目的。
法定公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如，公文的制发，必须经过草拟、核稿、签发、缮印、用印和传递等程序；几个机关（单位）的联合发文必须履行完备的会签程序；重要的规范性文件还需报请上级机关审核程序。任何人不得违反上述程序擅自处理。只有这样，才能维护公文的严肃性与权威性，也有利于文书工作的科学化、规范化、制度化，提高工作效率。而事务文书的制作没有严格的法定程序，执行效用也不具备权威性。
（三）语言的简明性
现代文书的实用性特点要求现代文书在内容上、语言上应当尽量简单明确，要用最少的文字、最小的篇幅将要表述的内容说清楚、道明白。现代文书是一种以说明为主的论说文体。内容简明就是要观点鲜明、材料典型、叙事概括，意尽而言止。语言简明就是要求文字通俗易懂，言简意赅，力避晦涩、含糊之词。
四、写作的受体
在现代文书的写作活动中，受体即读者。现代文书写作的实用性特点，决定了它的读者也有其相应的针对性。
为什么要写这份现代文书，写给谁阅读？是要把你的信息提供给对方，还是要求对方给你提供信息？是洽谈生意还是联络感情？这就要求现代文书写作有明确的针对性，即受文对象。现代文书的针对性突出地体现在它具有明确的写作目的和受文对象，现代文书写作的目的或是请示指导工作，或是为领导决策提供依据，或是解决问题、处理事务。私人信件为家人﹑朋友﹑爱人而写；公文为办理公务、解决问题而写；有些事务文书必要时可以公开面向社会，或提供新闻线索（如简报）或通过传媒宣传（如经验性总结、调查报告等）；商务信件为生意伙伴而写；广告为一般大众而写；海报为某一群人而写。了解了写作的受体，就可以使文体内容适度而得体，使你的信息能全面地传达给对方。即使有些现代文书不明确标示其受文对象，但实际上仍然有其相应的受文范围。
编辑者：南昌家教中心（www.ncjjzx.net)